[국제물류무역/포워더] 포워딩 회사의 부서 구분과 구체적으로 하는 일 알아보기(영업/업무/관리) - 2/2(업무,관리)

[국제물류무역/포워더] 포워딩 회사의 부서 구분과 구체적으로 하는 일 알아보기

(영업/업무/관리) - 2/2(업무,관리)

 

 

 

2023.05.29 - [국제물류무역/포워더] 포워딩 회사의 부서 구분과 구체적으로 하는 일 알아보기(영업/업무/관리) - 1/2(영업)

[국제물류무역/포워더] 포워딩 회사의 부서 구분과 구체적으로 하는 일 알아보기(영업/업무/관리

 

 

 

지난 포스팅에 이어서 이번에는

포워딩 업무/관리 부서에서 구체적으로 하는 일

에 대해서 포스팅을 해보겠습니다. 

 

 

먼저 포워딩 업무(Operator)입니다.

업무부서의 업무사원이 하는 업무를 정리해 보면 아래와 같습니다. 

 

 

1. 운송 스케줄 관리 및 선복 부킹(예약)

 물류 운송 진행 시 주요 운송 수단인 선박, 항공기, 기차, 차량 등의 운송 스케줄(화물 입고/서류 전달 마감시간 포함)을 체크 및 관리하고 화주에게 안내를 해주고 요청하는 스케줄의 선복 부킹(예약)을 수행합니다. 고정된 스케줄로 진행되는 운송수단도 있지만, 다양한 변수들로 인해 빈번하게 스케줄이 변경되는 경우에는 빠르게 최신 상황을 체크해서 정리하는 능력이 필요합니다. 

 

2. 선적서류 정보 입력 및 서류 발급

 포워더에서 발급하는 운송서류인 선하증권(B/L)에 기재되는 내용들을 직접 입력해서 발행을 하고, 그 외 운송을 위해서 수반되는 다양한 서류들 작성 업무를 진행합니다. 서류 작성 업무는 단순 반복 작업이기 때문에 업무부 내에 별도로 다큐(Docu) 부서를 운영을 하기도 합니다. 

 

3. 화주 / 협력사 / 파트너 등 물류 관계 당사자와 소통

 화주 기업의 물류/무역 담당자, 협력사의 업무 담당자, 해외 파트너의 업무 담당자 등 물류 진행 시 실제 업무를 진행하는담당자들과 긴밀하게 의사소통(이메일, 유선통화, 메신저 등 사용)을 하면서 화물 운송이 진행될 수 있도록 중간에서 조율을 합니다. 

 

4. 화물 운송 상황 모니터링 및 후속조치

 수출입 진행 되는 화물의 현재 위치와 진행상황을 지속적으로 추적해서 화주에게 보고를 하고, 문제가 생겼을 때 즉각적인 조치를 취해서 문제없이 운송이 완료될 수 있도록 체크합니다. 선사 및 항공사의 화물 추적 기능을 이용하거나 GPS기반의 위치 추적 사이트도 활용하기도 하고, 직접 운송수단 기사에게 연락해서 위치 파악을 하기도 합니다.  

 

5. 화주, 협력사, 파트너 비용 정리 및 정산 서류 발급

 영업사원이 화주에게 전달한 견적서를 바탕으로 화주에게 인보이스(청구서)와 계산서를 발행하고, 물류 운송에 참여한 각 협력사들로부터 청구서를 전달받은 후, 수입과 지출 내용 취합을 해 업무 프로그램에 입력을 합니다. 그리고 해외 파트너와 정산 관계가 발생한 경우 받을 돈(D/N)과 줘야 할 돈(C/N)도 정리해서 물류 진행 건 별 수익이 계산될 수 있도록 비용 정산을 합니다. 

 

6. 협력사 원가 문의 및 관리

 보통 업무사원이 본인이 담당하고 있는 영역의 단가는 보통 직접 업무 사원이 문의를 해서 비용을 확인하고 지속적으로 업데이트를 진행합니다.  타깃 운임이 필요하거나 신규 협력사와의 관계에서는 영업사원이 단가를 문의/협상해서 받기도 하지만, 협력사와 거래가 시작된 이후에는 주로 업무부서에서 변동 상황을 체크하고 관리합니다. 규모가 큰 포워딩에서는 프라이싱팀을 따로 운영하기도 합니다. 

 

7. 콘솔 업무 진행

 LCL 콘솔(소량 화물 집하)을 진행하는 포워딩이나, 콘솔을 전문으로 진행하는 콘솔사 업무부서의 경우 업무부에서 콘솔업무를 진행합니다. 부킹이 들어온 실화주의 화물, 코로드 부킹이 들어온 타 포워딩의 화물의 정보를 취합해서 컨테이너 사이즈와 수량을 결정하고, 어떻게 화물을 선적할지 계획(CLP)을 짜야하는 복잡한 업무로 숙련된 기술이 필요하기 때문에 콘솔 업무 진행이 가능한 업무 사원은 능력을 인정받는 편입니다.   

 

8. 그 외 화물 운송에 필요한 다양한 업무

 위에 언급한 업무들 외에도 화물 진행 시 수행이 필요한 직접적인 업무는 보통 업무부서에서 진행을 합니다. 예를 들어 최근 포워딩 업계 다양한 부분에서 전산화 및 플랫폼화가 진행되고 있는데, 이러한 변화에 따라 업무부서에서 담당하는 일들도 점점 변화가 생기고 있고 기존에 하지 않았던 업무들도 추가가 되기도 합니다.  업무부서의 경우에는 영업부서가 최전방에 나가서 일감을 따오면, 따온 일감을 최선을 다해 실제로 진행을 하는 역할이라고 보면 됩니다. 

 

 

 

 

 

 

그다음은 포워딩 관리입니다. 

개인적으로 관리부서의 업무는 자세하게 알지는 못하기 때문에 대략적으로 정리를 해보겠습니다. 

 

 

1. 협력사 및 고객사 입출금 등 업무자금 관리

 업무부에서 정산 완료한 고객사와 협력사의 자금들의 입출금을 실제로 진행합니다. 고객사에서 입금해 준 비용을 수시로 체크해서 내부 회계 프로그램에 업데이트를 해서 미수금 관리를 해야 하고, 협력하고 있는 어려 관계사들에게 업무 진행에 문제없도록 적시에 입금처리를 해야 합니다. 

 

2. 사내 지출 / 회사 회계 관리

 업무 자금 외에도 회사 운영을 위한 각종 자금 집행 및 급여 관리, 연말정산 등 내부 회계 관리도 담당을 합니다. 기본적으로 회사를 운영하기 위해서는 고정적/비정기적으로 지출이 필요한 항목들이 많은데, 이러한 내부 지줄 관리를 관리부서에서 담당을 합니다. 

 

3. 해외파트너 정산 및 송금

 포워더 업무 특성상 해외법인 지사나 해외 파트너와 정산관계가 발생하고, 그에 따른 외화 송금 및 수취가 필수적인데 이러한 해외 송금 업무를 관리부서에서 담당합니다. 해외 송금 시 큰 금액 단위의 외화가 움직이기 때문에 아주 정확하고 조심스럽게 업무를 진행해야 합니다. 

 

4. 사내 인사 관리

 인원 신상관리, 근태관리 등 전반적인 인적관리 업무를 담당합니다. 해외법인 지점을 운영하는 포워더의 경우 해외지점의 인사 관리까지 본사에서 함께 관여하기도 합니다.

 

5. 서류 및 비품 관리

회사 내의 각종 자산 및 사무기구 관리 보수 및 업무 시 필요한 각종 비품들 구매 및 관리하고. 회사 운영 시 발생하는 각종 증빙 서류 및 운송 관련 서류들의 정리와, 폐기등을 담당합니다. 

 

6. 그 외 회사 살림에 관한 다양한 부분

 각종 사내 행사를 기획하고 수행하기도 하고, 사내 전산망 관리 및 홈페이지 관리도 담당하기도 합니다. 상기 항목에 열거한 업무 외에도, 회사 운영에 지원이 필요한 부분은 주로 관리부서에서 담당을 합니다. 영업부서/업무부서에서 영업과 업무를 수행함에 있어 불편한 부분이 없도록 후방에서 든든하게 지원을 해주는 것이 주된 역할이라고 보면 됩니다. 

 

 

 

 

 

 여기까지 포워딩 회사의 업무 부서 구분과 부서별 구체적으로 하는 업무에 대해서 포스팅을 해봤습니다. 지극히 개인적인 경험에 비추어 작성한 내용으로 얼마든지 기업 상황에 다라서 부서 구분이 달라질 수도 있고, 부서별로 하는 업무가 다 수도 있으니, 이런 부분 감안해서 포스팅을 봐주셨으면 좋겠습니다. 

 

 

 

 

 

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