[국제물류무역/포워더] 포워딩 회사의 부서 구분과 구체적으로 하는 일 알아보기(영업/업무/관리) - 1/2(영업)

[국제물류무역/포워더] 포워딩 회사의 부서 구분과 구체적으로 하는 일 알아보기

(영업/업무/관리) - 1/2(영업)

 

2023.01.25 - [국제물류무역/포워더] 포워더의 존재이유는?

[국제물류무역/포워더] 포워더의 존재이유는?

 
 
 
 이번 포스팅에서는  포워딩 회사의 경우 내부적으로 부서는 어떻게 구분이 되고, 각 부서별로 담당하는 역할은 어떤지 알아보겠습니다. 
 
 규모가 큰 포워딩의 경우 부서가 더 세분화가 될 수 도 있고, 작은 포워딩의 경우 부서 구분 없이 일을 하는 경우도 있겠지만, 일반적으로 포워딩의 경우 세 가지 업무 영역으로 구분할 수 있습니다.
 
 

먼저 영업(Sales)입니다.

포워딩 영업부서의 영업사원이 담당하는 업무를 정리해 보면 아래와 같습니다. 
 
 
 

 

1. 신규 거래처 유치 

 포워딩 영업사원의 가장 중요한 업무는 바로 신규 거래처 유치입니다. 자사의 서비스를 이용해 줄 고객사가 있어야 매출이 발생하고, 매출이 발생해야 수익 창출이 가능하기 때문에, 포워딩 영업사원은 수단과 방법을 가리지 않고 지속적으로 새로운 잠재 고객사를 발굴해서 만나야 하며, 어떻게든 고객의 마음을 돌려 자사와 거래를 하도록 만들어야 합니다. 
 
 다양한 경로를 통해 수집된 수출입 물류 기업의 정보를 바탕으로 고객사에 연락하고 미팅을 잡는 방식으로 영업을 하기도 하고, 기존 거래처를 통해서 신규 고객을 소개받기도 하고, 해외지사나 파트너가 파악한 현지 진출기업이나 해외 생산기업 정보를 제공받아 한국에서 연계 영업을 하기도 합니다. 영업사원이 개인적으로 다양한 대외활동을 하면서 알게 된 인맥을 통해서 영업을 하기도 하고, 최근에는 온라인 SNS나 블로그, 디지털 플랫폼을 이용한 영업 방식도 새롭게 부상하고 있습니다. 
 
 포워딩 영업 신규 거래처 유치에는 정해는 왕도는 없으며, 포워딩 회사별로, 영업사원 개개인 별로도 영업방식은 천차만별입니다. 그렇기 때문에 포워딩 영업사원들은 자신에게 맞는 영업방식은 무엇인지, 좀 더 효율적이고 획기적인 영업 방식이 없을까 늘 고민합니다. 
 

2. 기존 거래처 관리 및 영업 관리

 신규 영업으로 고객사와 거래를 시작한 이후에도 지속적으로 관리를 해줘야 합니다. 회사 메인 고객사의 경우에는 주기적으로 고객사를 방문해서 담당자와 미팅을 하고, 경우에 따라 식사나 술자리도 함께하며 유대관계를 쌓아가야 하며, 해당 담당자를 통해서 당사와의 업무 만족도, 업계의 동향 및 경기 상황 및 고객사의 내부 분위기 등을 수시로 체크해야 합니다.
 
 경쟁 포워더에서 영업이 들어와서 당사 단가와 비교를 하고 있을지도 모르고, 업계 경기가 좋아져서 새로운 국가에 공장 건설을 계획하고 있어 새로운 루트로 화물을 진행할 계획을 세우고 있을 수도 있으며, 고객사 자금 사정이 좋지 못해 채무불이행의 가능성이 높아지고 있을지도 모릅니다. 고객사의 상황은 계속 변하기 때문에 아무리 문제없이 잘 거래 중인 기존 거래처라고 해도  관심을 갖지 않으면 쥐도 새도 모르게 이탈될 수 있습니다.
 
 

3. 사고 처리 및 변수 상황 대처

 기존 고객사 물류 진행 시 사고가 발생하거나, 예상하지 못했던 돌발변수가 발생했을 때 영업사원이 적극적으로 나서서 문제 해결에 앞장서야 합니다. 물류 특성상 늘 물류 사고가 발생하기 마련입니다. 운송수단인 선박이나 항공기, 운송차량들이 고장 나기도 하고, 운송 과정에서 화물의 분실 및 파손되기도 하며, 수출입 통관 과정에서 예상하지 못한 부분에서 막혀 운송이 지연되기도 합니다. 그리고 자연재해 및 천재지변으로 인해 급작스럽게 일정이 변동되는 일도 허다합니다. 
 
 이러한 변수 상황의 발생 경위를 정확하게 파악하고, 주어진 조건 하에서 가장 합리적인 대안을 도출해 연관 당사자들이 문제 해결을 할 수 있도록 리드해야 합니다.  물류에서는 시간이 생명이기 때문에 빠르게 결론을 내리고 정확하게 지시를 내려줄 수 있어야 합니다.
 
 돌발상황이 발생하면 영업사원은 사무실에 앉아만 있는 것이 아니라 직접 물류 현장에 나가서 상황 정리를 하기도 하고, 고객사에 방문해서 함께 문제를 해결하기도 합니다. 
 
 포워딩 영업사원의 개인 역량이 가장 크게 부각되는 부분으로 한 번의 상황 대처 미흡으로 거래가 끊어지기도 하고, 반면 완벽한 대처로 거래관계가 더욱 돈독해지기도 하며, 기존 FWD가 해결하지 못하는 문제를 해결해 주고 새롭게 거래를 시작하기도 합니다. 
 

4. 물류 컨설팅 및 화주 맞춤 솔루션 제공

 기업별로 취급 아이템이 다르고, 수출입 국가도 다르고, 기업 내부 역량 차이도 천차만별이기 때문에 고객사별로 필요한 물류 서비스의 범주와 원하는 서비스의 깊이가 다 다릅니다. 영업사원은 고객사와 상담을 진행 후 정확하게 고객사 니즈를 파악해서 물류 컨설팅을 해줘야 하며, 특별히 원하는 부분의 솔루션을 요구할 경우 고객사가 만족할 만한 답을 드릴 수 있어야 합니다. 
 
 영업사원이 직접 대응이 가능한 분야가 아니거나, 본인의 역량이 부족할 경우에는 본인이 새롭게 공부를 해서 가이드를 하거나, 외부 전문가를 소개해 드리는 식으로라도 고객사의 문제를 적극적으로 해결하려 하는 자세가 필요합니다.  
 
  고객사가 직면한 어려운 부분을 집요하게 파악해서 끝까지 해결하는데 도움을 주려는 자세가 있는 영업사원과 그렇지 못한 영업사원의 경우 고객사의 만족도는 하늘과 땅의 차이입니다 

 

5. 견적서 작성 및 수익 관리

 고객사와 상담 후 기업이 원하는 물류 서비스에 대한 물류비 견적서 작성을 빠르고 정확하게 해야 합니다. 수출입 진행 시 인보이스 상의 제품 최종 가격을 확정하기 위해서는 다양한 원가 항목 중에서 물류비 부분도 필수적으로 들어가야 하기 때문에 고객사는 늘 물류 서비스 구간의 물류비 견적서를 요청합니다. 
 
 고객사가 원하는 루트와 진행 방식, 가격조건 등 견적서 작성에 필요한 내용을 정확하게 체크 후 빠지는 비용 없이 정확한 견적서를 고객사가 원하는 시간까지 정리해서 견적서 전달을 해야 합니다. 
 
 견적서를 요청했는데 몇 시간도 안 돼서 회신이 오는 영업사원과, 수차례 독촉을 해도 기다려 달라는 말만 하는 영업사원의 경쟁력은 극과 극이라고 볼 수 있습니다. 
 
 물류비 항목별로 세세하게 구분되어 있는 견적서를 원하는 화주도 있고, 보기 쉽게 토탈 금액을 요청하는 화주도 있기 때문에 화주의 성향에 맞춰서 견적서를 제출하는 것도 영업사원의 필요 능력 중 하나입니다. 
 

 

6. 협력사 선정 및 단가 관리

 고객사가 원하는 경쟁력 있는 물류비용 단가를 제시하기 위해서는 각 협력사들의 원가관리가 필수적입니다. 기본적으로 물류 원가에 큰 포지션을 차지하는 주체인 선사나 항공사, 콘솔사, 운송사의 영업사원과 교류를 해야 하며, 때에 따라 협력사도 영업을 해가면서 좋은 원가를 받아내야 합니다. 기존에 거래 중인 협력사들 서비스에 만족하지 않고 끊임없이 더 나은 협력사가 없는지 탐색을 해야 합니다.
 
 신규 업체 개발을 해서 수익을 내기는 정말 어렵지만, 협력사 단가 관리만 잘해도 신규 업체 개발 효과 이상으로 수익을 극대화할 수 있기 때문에, 물류 서비스의 전체적인 원가를 낮추기 위해서 항상 노력을 해야 합니다. 
 
 단순히 하위 협력사들에게 갑질하는 태도로 무작정 원가 인하를 요구하는 방식이 아닌, 협력사와 긴밀한 협력 관계를 유지하며, 서로 윈윈하는 방향을 기본으로 잡고 경쟁력 있는 단가를 유지하는데 주력해야합니다. 
 

 

7. 미수금 관리 및 악성 채권 처리

 고객사와 거래를 하게 되면 먼저 포워딩에서 각종 물류비용을 대납을 하고 고객사에는 후청구를 하는 것이 일반적이고, 때에 따라서 장기적인 여신을 제공하기도 하기 때문에 미수 채권 발생은 필수적이기 때문에, 이러한 미수금 회수에 문제가 없도록 영업사원이 주도적으로 관리를 해야 합니다. 
 
 회사 관리 부서에서 미수금 관리를 하기도 하지만, 고객사의 상황을 가장 정확하게 아는 것은 영업사원이기 때문에 영업사원 본인이 담당하는 거래처의 경우에는 미수금 회수 현황을 직접 체크하고, 입금이 늦어지는 경우에는 직접 챙겨야 하며, 회수 불능 미수금이 생겼을 때는 영업사원이 책임을 지고 후속 처리를 하기도 합니다. 
 
 최악의 경우 고객사의 고의적인 대급 미지급 및 법정관리, 기업 부도처리 같은 경우가 발생했을 때 법적인 조치를 취해야 할 수 두 있는데, 이 경우 사내 법무팀이 있는 경우 해당 팀에서 대응하기도 하지만, 주로 담당 영업사원이 시작과 끝을 책임지고 정리를 하는 것이 일반적입니다.  
 

8. 해외 파트너 관리 및 소통

 포워딩의 경우 국제 수출입 물류 진행이 메인 업무인 만큼 해외 파트너와의 협력은 필수 적입니다. 보통 업무부서에서 해외 파트너 관리를 하기도 하지만, 새로운 파트너를 발굴하거나, 파트너와의 미팅, 중요 안건 관련해서 소통은 주로 영업부서에서 담당을 합니다. 
 
  해외파트너와 전략적으로 고객사 공동 개발 영업을 하기도 하고, 새로운 루트 개척을 함께 추진하기도 하며 각 주재 국가에 대해 다양한 방면의 시장조사를 해서 관련 자료를 공유하기도 합니다. 
 
 이러한 경우 영업사원이 회사를 대표하여 직접 선두에 나서 해외 파트너와 교류를 하고 해외 출장을 가기도 하며, 적극적으로 비즈니스 활동을 하는 편입니다. 
 
 

9. 그 외 다양한 회사의 잡무

 기업 규모가 큰 포워더의 경우 확실하게 고객영업 및 영업관리 업무만 담당을 하지만, 중소 규모의 포워더의 영업사원은 기존 영업 업무 외에도 다양한 잡무를 도맡아서 일을 하는 편입니다 
 
 일일 고정 업무가 정해져 있는 업무부서와 달리 영업부의 경우 업무 스케줄이 비교적 유동적인 편으로 회사 내에서 비정기적인 업무가 발생했을 때 주로 영업부서에서 처리하는 편으로 규모가 작은 포워더의 영업사원은 회사 내의 모든 일을 할 수 도 있다는 마인드로 접근을 해야 합니다.  즉 회사에 이득이 되는 일은 모든 할 수 있다는 자세가 영업사원에는 꼭 필요합니다. 
 
 
 
 
 개인적인 기준으로 정리해 본 포워딩 영업사원의 역할을 통해 포워딩 영업에 대해서 대략적으로 알아보았습니다. 사실 어느 분야든 영업이라는 부서와 해당 부서에서 하는 일은 업종별로 회사별로 천차만별이기 때문에, 이 포스팅에서 정리한 내용이 무조건 맞다고 볼 순 없을 것입니다. 다만 이 포스팅을 통해서 조금이나마 포워딩 영업에 대해서 이해를 하셨길 바랍니다. 
 

다음 포스팅에서는 포워딩의 업무/관리 부서에서 구체적으로 하는 일에 대해서 알아보겠습니다. 
 

2023.06.03 - [국제물류무역/포워더] 포워딩 회사의 부서 구분과 구체적으로 하는 일 알아보기(영업/업무/관리) - 2/2(업무,관리)

 

2023.05.12 - [국제물류무역/포워더] 기업 규모에 따라 분류해 보는 포워더

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2023.05.14 - [국제물류무역/포워더] 주요 역할에 따라 분류해 보는 포워더

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