[국제물류무역/포워딩영업] 포워딩 영업 실무 노하우 5 (원본 서류 관리 방법)

[국제물류무역/포워딩영업] 포워딩 영업 실무 노하우 5 (원본 서류 관리 방법)

포워딩 영업 실무 노하우 포스팅 순서

1. 화물 파손 및 분실 대응 방법 

2. 딜레이 및 오프로드 이슈 대응 방법 

3. 이탈 위기 화주 방어 방법 

4. 미수금 관리 및 악성 채권 대응방법

5. 원본 서류 관리 방법 (이번 포스팅)

6. 업무 사고 대처 방법

 

 지난 포스팅에 이어서 이번 포스팅에서는 원본 서류 관리 방법 방법에 대해서 이야기를 해보려고 한다. 

 

 포워딩 업체가 발급하는 서류 중 BL이라고 부르는 선하증권(Bill of Lading) 있는데, 해당 서류 소지자가 화물의 소유권을 주장할 수 있는 아주아주 중요한 유가증권이다. 

 

 국제운송 과정에서 선적지 포워더가 수출자에게 B/L 발급을 하고, 발급된 B/L을 수출자로부터 수입자가 전달받아 수입지 포워더에게 제출한 뒤 화물을 수령해 가는 과정을 거치게 되는데, 

 

 수입지 포워더는 원칙적으로 B/L 원본서류 실물을 직접 수령하여 확인 후 문제가 없음을 확인하고, 운송료 및 부대비용을 정산받은 뒤 화물인도지시서인 D/O(Delivery Order)를 발급하게 된다. 

 

 #단 유가증권 기능을 포기하고 사본화시키는 서렌더(Surrender) B/L로 진행할 경우 B/L 실물을 수령할 필요가 없다.   

 

 이런 일련의 업무과정은 보통 포워딩 업무부서에서 담당을 하게 되기 때문에, 포워딩 영업사원 입장에서는 평소에는 크게 신경쓸 부분이 없지만,

 

 

 예외상황이 발생했을 때는 책임소제 문제가 발생할 수 있기 때문에 책임자 위치에 있는 영업사원이 적극적으로 개입해서 리스크 관리를 해야 한다.

 

 

 

수출 건 원본 서류 관리 

 

 수출 건의 경우 실무적으로 대부분 서렌더 B/L을 발급하여 업무를 진행하며, 수출자의 원본 B/L 발급 요청이 있을 경우 업무부서에서 수출자의 요청에 맞춰서 원본 서류를 발급해 주는데, 종종 특이사항이 있을 때 영업사원에게 연락이 온다. 

 

원본 B/L  발급 후 서렌더 B/L로 변경 시

 

이미 원본 B/L을 발행해서 수출자에게 실물 서류를 발송을 했는데, 변동사항이 발생해서 원본 B/L 진행을 취소하고 서렌더 B/L 진행으로 바꿔달라고 요청을 받는 경우가 있다. 

 

 이 경우 원본서류를 반드시 모두 회수하여 이상 여부 확인 후 서렌더 처리를 해야하는데, 여러 원인들로 원본 회수에 시간이 걸리는 경우가 있다. 우편으로 서류가 이동하고 있는 경우도 있고, 이미 수입자에게 발송을 했을 수도 있고 바로 회수가 안 되는 이유는 참 다양하다. 

 

 보통 화주가 원본 서류 회수 전에 먼저 서렌더 처리를 해줄 수 있는지 문의를 하고, 이 요청을 받은 업무부서에서는 영업사원에게 문의를 하게 되는데. 이 경우 영업사원이 정확하게 판단을 내려줘야 한다. 

 

 시간이 얼마나 걸리든 원본 회수가 될 때까지 기다렸다 서렌더 처리를 해주던지, 회수 전에 서렌더 처리를 먼저 해주던지 판단을 내려줘야 하는데 가능하면 원칙대로 원본 회수 후 서렌처 처리를 해주는 것을 조언한다.

 

 원본 서류 회수 전에 서렌더 처리를 해줘서 수입자가 물건을 찾아갔는데, 원본 서류 회수가 되지 않으면 무슨 일이 발생할지 모른다. 회수 되지 않았던 원본 서류를 수입자가 또 제출해서 화물을 달라고 하면 원칙적으로는 또 화물을 내줘야 하기 때문에,,,

 

 

발급 원본 B/L 기재 실수로 재 발급이 필요할 때

 

 원본 B/L 발급 후 수출자에게 발송을 했는데, 업무 실수로 인해 기재 실수가 있어서 B/L을 다시 발급해야 하는 경우가 있다.  

 

 이 경우에도 원칙적으로는 원본 서류 회수 후 재발급이 원칙인데, 재발급의 원인이 포워더의 업무 실수이기 때문에 이때에는 적극적으로 움직여서 재발급 시간을 단축해줘야 한다. 

 

 특히 은행 네고용으로 발급한 원본 서류에 문제가 있어 기한 안에 네고에 문제가 생길 가능성이 있을 때는 수출자의 피해를 막기 위해 적극적으로 움직여야 한다. 

 

  즉 잘못 발급된 서류를 포워더가 직접 나서 회수룰 함과 동시에 재발급된 서류를 전달해 줄 수 있도록 조치를 해야 하는데, 가장 빠른 방법은 영업사원이 직접 재발급된 서류를 들고 화주를 방문하여 전달하고, 기존 발급 된 서류를 회수하는 것이다. 

 

 영업사원이나 회사의 다른 인원이 직접 투입이 불가한 경우에는 퀵서비스를 이용을 해도 되고, 정 다른 방법이 없다면 리스크를 감안하고 기존 발급 서류 반송 택배 접수 정도만 확인 후, 원본 서류를 재 발급 해주는 것도 고려해 볼 수밖에 없다. 

 

 포인트는 원본 서류 재발급의 원인이 포워더에게 있기 때문에 어느 정도 리스크는 감당해야 한다. 

 

 

BACK DATE B/L 발급 요청 시

 

 원본 B/L 발급 시 수출자로부터 B/L에 기재되어 있는 선적일을 실제 선적일 전의 날짜로 기재를 요청받는 경우가 있다. 예를 들어 실제 선박의 출항일은 2025년 3월 1일인데, 2025년 2월 28일로 해달라는 식이다.

 

 이렇게 실제 선적일 이전 날짜로 선적일을 기재하여 발행하는 것을 BACK DATE B/L이라고 하는데 편법이라고 보면 된다. 

 

  보통 수출자가 L/C 조건으로 진행 시 L/C 조건 상의 선적기한을 맞추지 못할 경우 하자네고를 피하기 위해서 요청을 하게 되며, 은행에서 서류 심사 시 서류만 심사를 하기 때문에 BACK DATE B/L을 제시해도 전혀 문제가 되지 않기 때문이다. 

 

 업무부서에서 화주로부터 이런 요청을 받으면 영업사원에게 가능 여부를 문의하게 되는데, 이때 영업사원이 가부 여부를 판단을 내려줘야 한다. 

 

 먼저 수출자 쪽에서 선적 기일 안에 선적을 하지 못한 이유가 무엇이었는지(보통 생산 지연, 선박 스케줄 딜레이, 세관검사 등 의 원인이 빈번함)와 수입자 측 동의를 받았는지 확인을 한 뒤, 수입 국의 파트너 및 지사를 통해서 수입자 측에 연락을 해서 동의 여부를 재차 확인해봐야 한다. 

 

 수출지에서 벌어지는 업무에 대해서 수입자의 동의가 필요한 이유는, 원인이 어찌 되었든 간에 명백하게 L/C 조항 상의 거래 조건을 어긴 부분을 포워딩 쪽에서 편법을 이용해서 도움을 주는 것인데, 이런 부분이 수입자의 이익을 침해할 수 있기 때문이다. 

 

 보통 수입자 쪽에서 BACK DATE 동의를 해주고, 수출자 쪽에서 각서 정도 작성을 해주면 평소 신뢰가 깊은 거래처의 경우에는 대부분 BACK DATE B/L을 해줬다. 아니 갑을 관계상 거절하기 어려웠다고 보는 게 좋을 것 같긴 하다. 

 

 

 

수입 건 원본 서류 관리 

 

 수입 건의 경우 선적지에서 원본 B/L 을 발행해서 진행한 건만 잘 체크해서 원본 B/L을 회수한 후 D/O를 내어주거나, 수입자가 원본 서류 수령이 늦어질 경우 은행을 통해서 발급한 L/G 원본을 받고 업무를 진행하면 된다.   

 

원본 B/L 회수 전 선 D/O 요청 시

 

  포워딩이 원본 B/L 회수 전 화물이 워낙 급하다는 이유로, 거래처에서 먼저 화물 출고를 원하는 선 D/O요청하는 경우가 있는데 이 경우에는 여러 가지 상황을 잘 파악해서 판단해야 한다. 

 

 영업적인 판단으로 선 D/O를 내어줘야 한다면, 최소한 B/L이 현재 어디에 있는지 먼저 확인을 해봐야 하는데  B/L 이 수출자나 은행(L/C 건의 경우)의 소유하에 있지는 않아야 한다. 수출자나 은행이 아직 B/L을 소유권을 갖고 있는데 포워더가 임의로 원본 B/L 수령 없이 화물을 릴리즈 하게 되면 최악의 경우 소유권 분쟁에 휘말릴 수 있기 때문이다. 

 

 선 D/O요청 시 받아줄 수 있는 최소한의 마지노선은 수출자가 수입자에게 우편 발송을 했는데 아직 수입자 측에 도착 전이라던가, 수입자가 원본 서류 수령은 했지만 포워더에게 발송하기 전 정도의 상태어야 하며, L/C 거래의 경우 원본 서류가 수입지의 개설은행에 도착은 했는데 아직 수입자가 찾아가지 않은 단계까지는 되어야 한다. 

 

 요약해서 이야기하자면 원본 B/L의 소유권은 수입자에게 넘어왔지만 시간적인 이유로 회수가 지연될 경우 거래처와 상호 신뢰가 두텁고, 영업사원이 리스크를 안고 갈 수 있는 자신감이 있을 때  선 D/O를 내줄 수 있다고 보면 된다. 

 

 부득이하게 선 D/O를 내줘 업무를 진행을 경우 리스크 최소화를 위해서 가능한 한 빠르게 원본 서류를 회수를 하자. 원본 서류 회수는 영업사원이 누락되지 않도록 적극적으로 챙겨야 한다. 

 

 

L/G(Letter of Guarantee)로 진행 요청 시

 

 L/C거래로 진행 시 화물보다 선적서류가 늦게 수입국에 도착할 경우, 수입자는 은행에 수입화물선취 보증서인 L/G(Letter of Guarantee)를 신청하여 발급받은 뒤 포워더에 원본 B/L를 대신하여 제출하여 업무를 진행할 수 있다. 

 

 L/C 거래 진행 시 수입자가 선적서류를 인수하기 전 까지는 화물의 소유권은 개설은행이 가지게 되는데, 화물의 소유권을 갖고 있는 은행이 수입자에게 원본 B/L 회수 없이 화물을 내어주어도 된다고 보증을 서주는 것이다. 

 

 그래서 포워더는 수입자가 원본 B/L 대신 L/G를 제출해도 원본 서류를 제출한 것과 동일하게 간주하고 화물을 내어주는데, 실무 중 정말 급한 경우에는 은행 홈페이지에서 L/G 발급 여부를 먼저 조회해서 발급 여부만 확인이 되면 먼저 선 D/O를 내어주고 이후에 L/G나 원본 B/L을 회수하는 경우가 종종 있다. 

 

 영업사원이 매 수입 건을 모두 챙기기는 어렵겠지만, 원본 서류 회수 없이 L/G 발급 여부만 확인하고 먼저 진행된 건에 한해서는 원본 회수 여부를 꼭 체크해서 사고 예방을 하는 것을 추천한다. 

 

 

 

삼국간 운송 진행 건 원본 서류 관리 

 

원본 B/L 회수 전 선 서렌더 및 세컨드 B/L 발급 요청

 

 삼국간 운송 진행 시 스위치 B/L 발급을 하는 경우, 선적지에서 First B/L이 원본 B/L로 발급되어 진행되었다면 Second B/L인 스위치 B/L을 발급하는 포워더는 First B/L이 원본을 회수한 후 Second B/L을 발행하여야 하는 것이 원칙이다. 

 

  그런데 수입 건과 마찬가지로 아직 수출자로부터 원본 B/L를 받지 못했거나, 은행으로부터 원본 서류를 받지 못했는데(L/C건의 경우) 실제 물건이 이미 수입국에 도착해서 대기하고 있는 경우가 있다. 

 

 이 경우 스위치 B/L 을 발행하는 화주의 경우 급한 마음에 포워더 측에 원본 서류 회수 전에 먼저 Second B/L 발급을 요청하는데, 포워딩 영업사원은 상황 파악을 잘 한 뒤 판단을 내려야 한다. 

 

 수입건과 마찬가지로 B/L 현재 위치 및 소유권을 파악한 후 선 D/O를 내어주던지, 은행 L/G를 받거나 발급 여부를 확인해서 진행을 하던지 자신이 감당할 수 있는 선에서 결론을 내리면 된다. 

 

 

 

마치며...

 

 포워딩 영업사원 입장에서 원본서류 관리 시 발생하는 리스크와 일반적인 대응 방법에 대해서 생각나는 대로 적어봤는데, 사실 포워딩 영업사원은 정말 원칙대로 업무를 진행하고 싶다. 

 

 유가증권인 B/L을 허술하게 관리한다고 무조건 사고가 나는 것은 아니지만, B/L 사고가 일단 사고가 나면 정말 일이 커져 영업사원의 목을 죄어올 수 있기 때문이다. 

 

 인터넷에 B/L 사고만 검색해도 정말 다양한 사고사례가 나온다. 

 

 이리저리 남들 말에 휘둘리지 말고 내가 책임질 수 있는 범위 안에서 나만의 기준점을 정하고, 사고는 나에게도 날 수 있다 생각하고 최대한 보수적으로 접근하는 것이 좋지 않을까 싶다. 

 

  

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